Automatizar o contratar: cómo pensar el punto de equilibrio
¿En qué momento conviene más invertir en una herramienta y en cuál en una persona?
Respuesta breve: compara el costo total de cada opción en el mismo periodo, considerando volumen de trabajo, variación, calidad y riesgo. Las tareas repetitivas, previsibles y de gran volumen tienden a favorecer la automatización; las tareas variables, que exigen juicio y relaciones, tienden a favorecer a las personas. Muchas veces la mejor respuesta es una combinación.
Qué ayuda antes de empezar
- Una descripción clara de la tarea y de cuánto trabajo implica.
- Estimaciones de costo para cada opción.
- Una noción del crecimiento esperado del volumen.
Etapas
- Describe la tarea. ¿Cuál es la entrada, qué hay que hacer y cuál es el resultado esperado?
- Mide el volumen y la variación. ¿Cuántas veces al mes? ¿Cada caso es parecido a los demás o muy distinto?
- Calcula el costo de contratar. Sueldo u honorarios, cargas sociales, beneficios, capacitación y gestión.
- Calcula el costo de automatizar. Desarrollo o compra, configuración, suscripción, mantenimiento y supervisión.
- Encuentra el punto de equilibrio. ¿A partir de qué volumen mensual una opción pasa a ser más barata que la otra? La automatización suele tener un costo fijo mayor y un costo por unidad menor.
- Considera el riesgo y la calidad. Los errores automáticos pueden multiplicarse rápido. Las personas pueden faltar o irse.
- Piensa en un híbrido. Automatiza la parte repetitiva y deja a las personas la excepción y la decisión.
- Reevalúa con el tiempo. Los volúmenes y las herramientas cambian.
Un ejemplo
Una tienda en línea recibía, en promedio, 60 pedidos al mes y procesaba las facturas manualmente en cerca de 10 minutos cada una. Con el crecimiento a 600 pedidos, el trabajo pasaría de 10 a 100 horas al mes. Contratar a alguien solo para eso sería caro; automatizar la emisión costaría un valor fijo y algunas horas de mantenimiento. La tienda automatizó y mantuvo a una persona revisando los casos fuera de lo normal. Es un ejemplo ilustrativo.
Errores comunes
- Automatizar una tarea que aún no está bien definida.
- Contratar para un problema que una herramienta simple resolvería.
- Olvidar el mantenimiento: las automatizaciones necesitan cuidado.
- Ignorar el lado humano: quien hace la tarea hoy debe participar en la decisión.
Próximo paso
Elige una tarea de gran volumen en tu rutina y calcula los dos caminos.
