Como uma empresa pequena pode reduzir retrabalho

Resposta breve: retrabalho é refazer algo que deveria ter saído certo na primeira vez. Para reduzi-lo, registre onde e quanto ele acontece, descubra a causa mais frequente (informação incompleta, falta de padrão, falha de comunicação) e crie uma regra simples que previna o problema. Pequenos ajustes costumam render muito.

Pré-requisitos

• Disposição para olhar os erros como falhas de processo, e não de pessoas.
• Um registro simples (planilha ou caderno).
• Conversa com quem executa as tarefas, que costuma saber onde estão os problemas.

Etapas

1. Identifique os casos. Liste por duas semanas as tarefas que foram refeitas: pedidos errados, orçamentos corrigidos, entregas repetidas.
2. Meça o custo. Estime tempo e dinheiro perdidos por ocorrência e no total.
3. Agrupe por causa. Informação faltando, instrução confusa, falta de conferência, ferramenta inadequada.
4. Escolha as duas causas mais frequentes e comece por elas.
5. Crie padrões simples. Um checklist, um modelo de pedido, um campo obrigatório em um formulário.
6. Inclua uma conferência rápida antes de entregar ou enviar.
7. Acompanhe o resultado e ajuste. Conte quantos casos ocorrem por semana.

Um exemplo

Uma gráfica pequena refazia cerca de 8% dos pedidos por erros de arquivo e de medida. Ao criar um formulário de pedido com campos obrigatórios e uma conferência final de 2 minutos, os casos caíram para menos da metade em dois meses. O ganho foi em material, tempo e clientes mais satisfeitos. É um exemplo ilustrativo.

Erros comuns

• Culpar pessoas em vez de olhar o processo.
• Criar regras demais que ninguém segue.
• Não medir antes e depois.
• Resolver só o caso do dia, sem tratar a causa.

Próximo passo

Anote por uma semana tudo o que for refeito e escolha uma causa para atacar.

Ferramenta relacionada: Calculadora de Ponto de Equilíbrio